2018 – знаменательный год для архивистов Чувашии. В этот год празднуется 100-летие Государственной архивной службы России и 95-летие архивной службы Чувашской Республики.
Архивные учреждения Чувашии являются хранителями богатейшего национального культурного достояния чувашского народа. Сегодня эта благородная миссия возложена на три государственных архива: Исторический архив, Архив современной истории, Госкиностудию «Чувашкино» и архив электронной документации. Последний – самый молодой. О его становлении и первых шагах пойдет речь в этой статье.
1990-е годы – время активного внедрения компьютерных технологий во все сферы жизнедеятельности человека. Веяния времени сказались и на развитии архивной отрасли Чувашии. Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 4 октября 1995 г. «О создании республиканской автоматизированной системы делопроизводства» в системе государственной архивной службы Чувашии был создан Центр электронной документации Чувашской Республики. Это был первый в России архив с принципиально новым для архивной службы направлением деятельности – государственное хранение, учет электронных документов, баз данных, комплектование электронными документами.
Годы становления архива проходили в неблагоприятных для архивной службы республики финансово-экономических условиях. Сложности были обусловлены слабостью и материально-технической базы архива, и кадрового потенциала. Низкая заработная плата не позволяла надолго привлечь к работе высококвалифицированных специалистов, кадровый состав постоянно менялся. Тем не менее Центр постепенно, шаг за шагом, справлялся с возложенными на него задачами. А их было немало: создание тематических баз данных по документам Архивного фонда Чувашской Республики, техническое обслуживание средств компьютерной техники, создание электронных страхового фонда и фонда пользования на уникальные и особо ценные документы, внедрение и сопровождение программных продуктов и др.
С 1 июля 1996 г. в структуре Центра был образован научно-издательский сектор, который выполнял функции по компьютерной верстке публикаций. Так, совместно с работниками государственных архивов и Госкомархивом Чувашии проводилась работа по изданию книг, брошюр, информационных бюллетеней. Однако сектор просуществовал недолго – до 8 июля 1997 г.
В 1997 г. Центром была предпринята попытка комплектования электронными документами органов государственной власти. Прием документов осуществлялся по электронной почте. Затем полученный массив документов подключался к программному комплексу «Офис». Однако изучение данного массива показало, что переданные документы не отвечают требованиям основных правил работы архивных учреждений, они не имели юридической силы, т.к. не были заверены электронной подписью. Таким образом, программа «Офис», в которой планировалось хранить документы, оказалась неэффективной для использования.
В начале 1999 г. начались работы по обустройству помещений Центра электронной документации, укреплению материально-технической базы. Был произведен монтаж локальной вычислительной сети, оборудован машинный зал, где были установлены рабочие компьютеры, подключенные к сети, и сервер. Все это положительно сказалось на работе Центра.
С середины 1999 г. основной упор в работе был сделан на разработку программных продуктов и тематических баз данных. Программистами Центра были разработаны и переданы в государственные архивы на заполнение программы «Кадры», «Гербы», «Военнопленные», «Реабилитированные», «Законодательные акты Чувашской Республики», «Фотоархив», «Летопись печати».
С дальнейшим развитием информационных технологий в жизни общества стали появляться новые виды электронных документов – цифровые фото и видео, в частности, создаваемые в средствах массовой информации. В 2000 г. Центром были предприняты первые шаги по выяснению возможности передачи на постоянное хранение фотографий, созданных цифровыми фотокамерами корреспондентов республиканских газет. Первые цифровые и оцифрованные фотодокументы поступят в архив несколько позднее.
Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 10 ноября 2000 г. «О республиканских государственных архивах» Центр был переименован в Государственный архив электронной документации Чувашской Республики. Начался новый этап в истории молодого архивного учреждения Чувашии.
? Татьяна Семенова